Die Arbeitswelt wandelt sich rasch, dabei zeigen plötzlich auftretende Ausnahmesituationen, wie wichtig zeitgemäßes Equipment, Organisationsthemen und Digitalisierung zum Aufrechterhalten erforderlicher Arbeitsabläufe und zur Weiterentwicklung von Land- und Forstbetrieben sind. Fallen Betriebsleiter oder Mitarbeiter in Schlüsselpositionen für längere Zeit aus oder sind nicht vor Ort, fehlen insbesondere kleinen Betrieben Informationen und Handlungsvollmachten, um das Tagesgeschäft aufrechtzuerhalten.
Der Verwaltungsaufwand in Deutschland nimmt branchenübergreifend zu, insbesondere die Land- und Forstwirtschaft ist von steigenden Aufzeichnungspflichten betroffen. So macht die regelmäßige Bearbeitung von Dokumenten, sowohl in Papier- als auch in digitaler Form, einen entscheidenden Teil des Tagesgeschäfts land- und forstwirtschaftlicher Betriebsleiter aus. Um dabei den Überblick zu behalten, helfen eine effektive Büroorganisation und eine effiziente Ablagestruktur. Büroarbeit ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, da hier die Fäden des Land- und Forstbetriebs zusammenlaufen: Neben Buchführung und Dokumentation hat die Einhaltung fachspezifischer, insbesondere rechtlicher
Anforderungen hohe Priorität. Hinzukommen das Personalwesen, die Vorbereitung sowie Umsetzung betriebsspezifischer Fördermaßnahmen und zunehmende Qualitätssicherung der Produktion. Diese Aufgaben kommen zumeist mit Aufzeichnungspflichten und Kontrollen im Bereich Cross-Compliance bzw. Audits einher. Der Betriebsleitung obliegt dabei die Verantwortung entsprechende personelle Kapazitäten und Dokumente, Ausstattungen und Materialvorräte vorzuhalten.
Eines der wichtigsten Ziele eines jeden Betriebsleiters ist es die Finanzen im Blick zu behalten. So bündeln Betriebsbüros bzw. die Geschäftsleitung alle Informationen zum Land- und Forstbetrieb sowie sämtliche monetären Angelegenheiten, den Betrieb und dessen Mitarbeiter betreffend. Eine beständige Struktur und gute Organisation des Büromanagements tragen somit dazu bei, die Finanzen im Blick zu halten und den Betrieb auf Basis einer transparenten Informationsgrundlage zukunftsweisend zu steuern. Nur auf Grundlage messbarer und überprüfbarer Prozesse, Daten und Fakten ist es möglich Entscheidungen transparent und nachvollziehbar zu gestalten. So erleichtern eine gute Bürostruktur und Organisation allen Beteiligten die Arbeit, sparen Zeit und letztlich betriebliche Ressourcen.
Gerüstet für Ausnahmesituationen
Im Fall eines plötzlichen Arbeitsausfalls ist eine stringente Organisationsstruktur für das Bestehen des Betriebes unerlässlich. So sollten alltäglichen Aufgaben und Abläufe klar definiert und transparent sein, d. h. schriftlich dokumentiert. Dies betrifft sowohl die Tätigkeiten der Geschäftsleitung als auch die eines jeden einzelnen Mitarbeiters. Ebenso sollte laufend der Tätigkeitsinhalt zwischen Betriebsleiter und Mitarbeitern bzw. untereinander kommuniziert werden. Die Transparenz im Betrieb hilft auch dann, wenn Dritte Einsicht in entsprechende Unterlagen und Dokumente benötigen. Dies kann sich sowohl auf externe Cross-Compliance Kontrollen beziehen oder auf steuerliche Betriebsprüfungen. So kann beispielsweise der Versicherungsschutz der im Betrieb befindlichen Immobilien nur adäquat angepasst werden, wenn das Gebäude- und Flächeneigentum sowie das Inventar bekannt sowie hinreichend dokumentiert ist.
Ein gut organisiertes Büro mit transparenten Prozessen und offener Kommunikation ermöglicht es Arbeit messbar zu machen, Prozesse zu optimieren und dadurch Sicherheit für alle Beteiligten zu schaffen. Wertvolle Zeit wird so nicht mit Suchen und Sortieren von Dokumenten vertan. Der Betriebsleiter kann sich dem Wesentlichen, d. h. den Geschäftszahlen widmen. Diese bauen auch in Land- und Forstbetrieben auf den Prinzipien der ordnungsgemäßen Buchhaltung auf und sollten vor allem aus steuerrechtlichen Gründen stets aktuell gehalten werden. Wichtig für die Geschäftsführung ist, dass Zahlen, Daten und Fakten auch für Dritte stimmig und nachvollziehbar sind, um wohlüberlegte strategische Entscheidungen zu treffen und die Weiterentwicklung des Betriebes voranzutreiben. Insbesondere in diesem Bereich bringt die Digitalisierung viel Potenzial im Sinne der Arbeitserleichterung und Vermeidung von Redundanzen mit sich.
Im Kontext der effizienten Büroorganisation ist die Digitalisierung im heutigen Zeitalter nicht mehr wegzudenken. Sie unterstützt dabei, die erwähnte Transparenz im Land- und Forstbetrieb ebenso wie eine flexible ortsunabhängige Arbeitsweise zu schaffen, d. h. auch im Home-Office. Der schnelle Zugriff auf Informationen gewährleistet die Beschleunigung von Arbeitsprozessen. Darüber hinaus führt die Digitalisierung von Daten dazu, das Controlling für die Betriebsleitung zu optimieren und die Auswertung von wichtigen Unternehmenskennzahlen zu automatisieren. Neben einer verbesserten Vorgangsbearbeitung kann auch die Beziehung zu externen Personen und Institutionen optimiert werden. Dies bezieht sich auf den Kundenservice ebenso wie auf die Kommunikation mit Lieferanten und sonstigen Dienstleistern wie Steuer- oder Betriebsberatern, Rechtsanwälten oder Versicherungsmaklern. So kann sich nur beraten lassen, wer seinen Betrieb kennt, d. h. sowohl die im Eigentum befindlichen Immobilien, die Miet- und Pachtobjekte, das Inventar und die Betriebskennzahlen.
In 3 Schritten zur Büroorganisation
1. Status Quo analysieren und Ziele definieren
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Status Quo Ihrer Büro-Situation und Organisation!
- Machen Sie sich Gedanken, was Sie verändern möchten: welche Bereiche bzw. Abläufe könnten reibungsloser laufen; was funktioniert einwandfrei?
- Ziel: Wie sieht Ihr Wunschbüro aus? Wie stellen Sie sich die Einrichtung, die Funktionalität oder Aktualität der IT-Infrastruktur vor und wie lässt sich die Menge an Papierstapeln auf dem Schreibtisch reduzieren
2. Ran an die Umsetzung
- Erstellen Sie einen Zeitplan und setzen Sie sich erreichbare Ziele, bis wann welche Schritte umgesetzt sein sollen.
- Machen Sie Termine mit Dienstleistern, die Sie im neuen Jahr bei der Umsetzung beraten und unterstützen sollen: z. B. dabei durch neue Möbel und eine helle Beleuchtung eine freundliche Arbeitsatmosphäre zu schaffen oder den Schritt in die Digitalisierung zu wagen.
- Starten Sie: Nehmen Sie jedes Dokument, ob in Papierform oder digital, nur einmal in die Hand! Kategorisieren Sie in a) Papierkorb / Schredder; b) Termin Wiedervorlage oder c) sofortige Bearbeitung und anschließendes Abheften bzw. digitale Ablage.
3. Wenn es allein nicht geht
- Fehlt Ihnen allein die Motivation oder fällt es Ihnen und Ihren Mitarbeitern/innen schwer das gemeinsame Ziel nachhaltig zu verfolgen?
- Melden Sie sich gern bei mir. Ich stehe Ihnen für ein Kennenlerngespräch vor Ort oder digital sowie für einen telefonischen Austausch zur Verfügung.
Zur Person
Madeleine von Borcke machte sich 2017 im Anschluss an ihr Masterstudium an der CAU Kiel mit der „B f l B – Büroorganisation forst- und landwirtschaftlicher Betriebe“ selbstständig. Bereits während ihres Bachelorstudiums der Betriebswirtschaft in Göttingen sammelte sie praktische Erfahrungen durch Praktika in namhaften Unternehmen der Lebensmittelbranche im In- und Ausland. Nach einer Station als Marketingassistentin in Frankfurt folgte das Masterstudium mit Schwerpunkt Agribusiness in Kiel. Neben dem Studium erweiterte sie ihr Wissen um weitere praktische Erfahrungen in der Landwirtschaft sowohl durch Praktika als durch Mitarbeit in einem studentischen Verein zur Beratung landwirtschaftlicher Betriebe.
Der Austausch mit Land- und Forstwirten und Vertretern der Branche führten letztlich dazu, dass Madeleine von Borcke sich dem Thema „Büroorganisation für landwirtschaftliche Betriebe“ im Rahmen ihrer Masterarbeit annahm. Die Freude an Strukturierung und Zeitmanagement sowie die Begeisterung für die Land- und Forstwirtschaft, bewogen sie zur Entscheidung der Unternehmensgründung.
Seit mehr als drei Jahren war Madeleine von Borcke, neben ihrer Tätigkeit als Land- und Forstimmobilien-Maklerin, im Bereich Büroorganisation land- und forstwirtschaftlicher Betriebe tätig. Seit dem Sommer 2020 widmet sie sich dem Thema hauptberuflich.
Mit der B f l B - „Büroorganisation forst- & landwirtschaftlicher Betriebe“ bietet Madeleine von Borcke Eigentümern, Familienmitgliedern, Geschäftsführern, Mitarbeitern sowie branchennahen Unternehmen individuelle Lösungen zur Optimierung ihres Betriebes:
- Analyse des Ist-Zustands und Aufzeigen von (Zeitspar-)Potenzialen im Betriebsbüro
- Entwicklung und Umsetzung einer effizienten Bürostruktur
- Optimierung von Dokumentenmanagement und Informationsfluss in Unternehmen
- Entwicklung von Ordnerstrukturen, analog & digital
- effiziente Gestaltung des Zeitmanagements
- Implementierung eines „Papierlosen Büros“
Kontakt
Madeleine von Borcke
Büroorganisation forst- & landwirtschaftlicher Betriebe
Werderstr. 72
20149 Hamburg
+49 (0)173 488 3766
m.borcke@bflb.de
www.bflb.de